今日はとても大きな声じゃ言えない話を投稿します。
先日来、事務作業の効率化の例として「勤怠管理のシステム化」を例示しましたが、単にシステム化するだけなら実は既成のサービスで使えるモノがいろいろあります。従業員人数×100～500円程度で利用できるのでそれはそれでいいんですが・・・
それ、痒いところにちゃんと手が届きますか？
もちろん、勤務体系が単純明快で、勤怠情報とその他の情報を特に連携させる必要もないような場合は良いんですが・・・
変則勤務だったり、特殊・特例的な扱いが多発するような場合は、既成のサービスでは追いつかないことが多々あります。
そんな場合はやはり、自社専用のシステムを組むべきです。
自社専用のシステムを組むメリット
- 自社独自のルールを100%採用できる
- 他システムとの連携・勤怠以外の情報との連動など自由自在
- 事務作業する人の「クセ」に応じた操作体系でミスの発生を抑制
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１．自社独自のルールを100%採用できる
「有休の申請は原則○日前までに」「勤務間インターバルは○時間以上必ず空ける」「遅刻の判定基準は○分単位」「当月残業時間が○○時間を超えた場合は××」など、現在自社で適用しているルールをシステム内に設定し、遵守を促すことができます。
たとえそれが、どれほどおかしなルールであっても、数値化・規則化できるものはなんでも可能です。
２．他システムとの連携・勤怠以外の情報との連動など自由自在
他で使用しているシステムに「データのエクスポート（出力）機能」がある場合は、その出力データを取り込むことで、手入力せず即座にデータ反映が可能です。また、Excelなどのデータから取り込む事も可能です。
逆に、「データのインポート（取り込み）機能」がある場合は、その指定の形式に合わせたデータを出力することもできます。
具体的には、勤怠管理に追加で他システムで運用中の生産実績データを取り込む事で、日別・部門別の粗利率の判定をリアルタイムで行うなど、単なる事務作業ではなく「経営戦略」に生かせる資料作りに寄与します。
３．事務作業する人の「クセ」に応じた操作体系でミスの発生を抑制
どんな人でも必ず「クセ」があり、事務作業に置いて「ミスを生じやすい瞬間」はだいたい決まってきます。
ミスが生じやすい作業箇所には確認を促す処理を挟んだり、データ登録前にチェックして不正なデータを受け付けないなどの予防策を取り入れることで、作業効率を落とす一番の原因である「ミスを発見・訂正する作業」の大幅な簡素化が可能です。
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これは大きな声じゃ言えませんので、個別にメッセージ等でお問い合わせ下さい。
