いつも投稿をご覧頂きありがとうございます。
さて、昨日は「時は金なり」ということで、「１時間あたり６分の効率化で年間100万円」なんていうお話をしました。
今日は具体的に、一日の業務の中で何をどう短縮するか、私なりのご提案を示してみます。
（あくまでも例です。実際にはそれぞれの会社で実際の業務フローに合った最適な提案をさせて頂きます）
１．入力を自動化する
例えばタイムカード。あるいは手書きの出勤簿から、Excelへ出退勤時刻を手入力していませんか？
従業員が40人いるとして、1人分の出退勤時刻の入力に3秒かかるとすると、それだけで2分です。
（タイムカードをラックから出してくる→戻す時間はここには含まれていません）
勤怠管理をシステム化して、打刻結果からそのまま月間の所定労働時間・残業時間・深夜割増時間・出勤日数・欠勤日数・有休日数 etc 集計結果まで自動算出させてしまえば、この「毎日の2分」がなくなります。「転記ミス」も起きないので更に効率的です。給与計算・賞与計算・離職票の作成etc 勤怠に関わる全ての事務作業が圧倒的に楽になります。（短時間でできる）
また、他所から提出されるデータを入力するような場合、例えば決まった書式のExcelデータ等であれば、いちいち手入力をしなくてもファイルごと読み込ませて必要なデータだけを取り込む事が可能です。
手入力だと30分かかっていたような作業が、2～3分で終わります。おまけに、「打ち間違い」は起きません。
２．突き合わせ作業を自動化する
別々のソフトで管理しているデータで、「ココとココの数字は必ず一致しなければならない」という事はわりと良くあると思います。一致しない場合は「どちらかで入力ミスをしている」ということなのですが、別々のソフト（あるいは手書き等）で管理をしていると、この突き合わせ作業を毎回目視で行わなければいけません。チェック漏れがあると月次や年次の数字が合わなくなり、気付いた時には何日分ものデータを遡って調べる必要が発生してしまいます。
専用のシステムを組んでしまえば、「合わないデータは登録時に警告表示」なんていう処理も簡単にできますし、そもそも全く同じデータであれば１か所への入力で双方に反映させることも可能です。
でもお高いんでしょう？
って、よく聞かれるんですが・・・私自身、零細企業で四苦八苦しながら、「外注費出す余裕ないから自前で作っちゃおう」で突き進んできた人間です。得られる効果よりも高いモノはご提案しません。
事業規模に応じて、無理のない範囲で少しずつやっていけばいいのです。
