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さて、事務作業で「無駄」な時間ってどんなものがあると思いますか？
- ミスがないかどうか確認するプロセス
- 後日ミスが発覚し、間違えた箇所を探す作業
私は、上記2項目が（業種に関係なく）事務作業で生じやすい無駄だと思っています。そしてそれは、業務用の専用システムを組んでしまえば容易に軽減できます。
少ない手数でミスを未然に防ぐ方法
事務作業でのミスって、わりとパターン化できるものです。
例えば、1500と入力すべきところで、15000（1桁多い）と入力してしまっているとか、本来入力しておくべきはずの処理が漏れているとか。
これを、入力時点で防がずに一定期間後の集計値が間違っている段階でどうにか修正しようとすると、「本来の入力とは別に、Excel等で帳票を作って、一定期間ごとに集計値を比較して間違いを探す」というような方法をとることがありますが（実際やっている例がありました）、そもそも入力時間は単純に倍必要になりますし、いざ値の不一致が生じた際には、「どっちが正しい値なのか（どっちをミスしているのか）」を確認しなければ修正どころではありません。
そうすると今度は、さらに「手書きのノート」を用意しておいて、不一致が判明した時にどっちが間違っているのかを確かめやすくしよう、なんてことをやられてる方もあるかもしれませんが（恐ろしいことにその実例を見たことがあります・・・）、そのような手法を取ると、だいたい「3つとも違ってて何がなんだかわからない」ということになります。（本来の3倍も時間かけてるくせに、ミス軽減に何も寄与していないどころか悪化する）
でも、例えば入力値に関して言えば、「ここは常に4桁以下（9,999以下）しか扱わない」って分かっていれば、9,999以下しか受け付けない入力フォームにすれば、1桁多く入れてしまうミスは自動的に防げるのでチェックする際に考慮する必要がなくなります。
日付に関しても、「操作時点から〇日以内の日付しか扱うはずがない」と分かっていれば、2022-01-28を間違えて2202-01-28と打ってしまうようなミスは同じような仕組みで防ぐことができます。
そして、FIAにシステム開発をご依頼頂ける場合は、このような「操作ミスによる誤り」が発生した場合、都度「二度と同じミスが起きないように改修」を短いスパンで繰り返して頂けますので、使い込めば使い込むほど、より多様なミスへの「先回り対応」を自動的に行えるようになります。
月給制で事務員さんを雇っていると、多少仕事の手間が増えても「コスト増」だという感覚はもちにくいものですが、実際にきちんと専用システムを導入してあげると驚くほど効率化しますので、そうなったら「お客様に手書きのお礼状を出そう」みたいな、より業績への貢献が期待できる活動へそのコストを振り分けることができるようになります。
一度、業務の見直しをしてみませんか？
