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さて、今日のお題は「データ入力」について、私が提供するシステムで採用している手法のご紹介です。
膨大な入力件数
例えば、「製品の生産計画数量について、製品別・製造ライン別・日別のデータを入力する」という場合を想定します。
製造ラインが10あって、各ライン毎に20個の製品を取り扱っていて、1ヶ月（30日）分のデータと登録するとなると、10×20×30＝6000件のデータ入力が必要になります。入力手間が1件あたり5秒として、30000秒＝8.33時間。この項目だけを専属で入力する担当者が居たとしても残業しないと終わりません。
他から引っ張ってこれるデータかどうか
例えば、別途受注管理のシステム等があって、そこから生産計画を出力できる場合は、そのデータを読み込んで加工・取込する方法を検討します。CSVファイルでの出力が理想ですが、Excelファイルなどでも対応可能です。
例えば製品Aがあって、それに使う部品BとCがそれぞれA1個に対して3個ずつだとしたら、製品Aを100個作る日の前日に部品Bと部品Cを各300個、という具合に自動で処理をさせられます。
他との連携をしない・できない場合
一般的な「入力フォーム」だと、
- 日付を選択製造ラインを選択
- 製品の選択肢が現れるので製品を選択
- 数量を入力
- Enter
これを6000回繰り返すことになりますが、これってそもそも効率悪いし、入力ミスも多発しそう（そしてどこで間違えたか探すのも大変）ですよね。
なので、まずはシステム上にライン・ライン毎の製品のデータを入力しておきます。これはライン新設や新製品の登録が毎日あるわけでもないですし、当初の設定は資料を頂ければこちらで行いますが以後の追加や廃止変更などは手入力で問題ないはずです。
そのうえで、
- 対象期間を選択
- 入力用のExcelファイルをシステムで生成、ダウンロード
- Excel上で入力
- 入力の済んだExcelファイルをシステムに取り込み
このような手順をご提案しています。
- 2.で生成するExcelファイルは編集が必要なセル以外はロックした状態になっているため、誤操作が防止できます。
- 既に入力済みの部分について数値を書き換えた場合はシステム側でデータ更新をします。
- 2.のExcelファイル（編集前）と3.が済んだあとのExcelファイルを保管しておけば、どこで間違えたのかの記録が追えますし、2.をそのままアップロードすれば変更前のデータにロールバックも可能です
本音を言えばこのあたりは受注管理や販売管理と連動させてしまうのが最適解かなと思っていますが、それが叶わない場合でも1件ずつ入力するよりはだいぶ手間が省ける上に、システム外のお手元に変更履歴を確認できるデータが残るこの手法、なかなか良いと思いませんか？
